Главная
|
Блог
|
Как определить суть проблемы: метод «5 почему»

Как определить суть проблемы: метод «5 почему»

15.01.2021

Неожиданные проблемы могут возникнуть в любой команде или процессе. Однако, проблемы — это лишь симптомы более глубинных вопросов. Быстрое решение проблемы — это удобно, но оно не дает гарантии, что рабочий процесс будет защищен от повторяющихся ошибок. Вот почему вашей команде необходимо сконцентрироваться на поиске первопричины и ее правильном устранении. Когда есть проблемы, которые вам не удается решить, стоит воспользоваться методикой «5 почему», которая вам позволит проанализировать проблему и оперативно выявить ее основные причины.

Что такое метод «5 почему»

Метод 5 Whys или «5 почему», является частью производственной системы Toyota. Технология, разработанная японским изобретателем и промышленником Сакити Тойода, стала неотъемлемой частью философии бережливого производства.

Метод «5 почему» — один из самых эффективных инструментов анализа первопричин в арсенале бережливого управления. Каждая команда сталкивается с препятствиями в своей повседневной работе. Однако использование данной методики поможет вам найти первопричину любой проблемы и защитить процесс от повторяющихся ошибок и сбоев.

«Основа научного подхода Toyota — спрашивать «Почему» пять раз, когда мы обнаруживаем проблему. Задавая вопрос «Почему?» пять раз, вы определяете характер проблемы, решение становится понятным».

Тайити Оно

Одним из ключевых факторов успешного внедрения данного метода является принятие обоснованного решения. Это означает, что процесс принятия решений должен основываться на глубоком понимании того, что на самом деле происходит на рабочем месте. Другими словами, процесс анализа первопричин должен включать людей с практическим опытом. Логично, что они могут дать вам самую ценную информацию относительно любой проблемы, возникающей в их области компетенции.

Как это работает

Применяя технику «5 почему», вы хотите добраться до сути проблемы, а затем исправить ее. На самом деле, «5 почему» может показать вам, что источник проблемы довольно неожиданный. Часто проблемы, которые считаются техническими, на самом деле оказываются человеческими и производственными проблемами. Вот почему нахождение и устранение первопричины имеет решающее значение, если вы хотите избежать повторных сбоев.

Метод «5 почему»

Пример применения метода «5 почему»

Проблема: Мы не отправили рассылку о последних обновлениях программного обеспечения вовремя.

Почему мы не отправили рассылку вовремя? Обновления не были реализованы до указанного срока.

Почему обновления не были реализованы вовремя? Потому что разработчики все еще работали над новыми функциями.

Почему разработчики все еще работали над новыми функциями? Один из новых разработчиков не знал процедур.

Почему новый разработчик не был знаком со всеми процедурами? Его не обучили должным образом.

Почему его не обучили должным образом? Потому что технический директор считает, что новым сотрудникам не нужно тщательное обучение и они должны обучаться во время работы.

Вы можете заметить, что основная причина первоначальной проблемы оказалась чем-то совершенно отличным от большинства ожиданий. Кроме того, очевидно, что это проблема не технологическая, а производственная. Это типично, потому что мы часто сосредотачиваемся на продуктовой части проблемы, пренебрегая человеческим фактором. Таким образом, метод «5 почему» направлен на глубинное изучение определенной проблемы, пока она не покажет вам настоящую причину. Помните, что «5» — это просто число. Задавайте вопрос «Почему» столько раз, сколько вам нужно, чтобы завершить процесс и предпринять соответствующие действия.

Схема применения метода

Метод «5 почему» может помочь вам добиться постоянного улучшения на любом уровне вашей организации. Вот несколько основных шагов, которые необходимо выполнить.

Сформируйте команду

Попробуйте собрать команду людей из разных отделов. Каждый представитель должен быть знаком с процессом, который будет расследоваться. Создавая кросс-функциональную команду, вы получите уникальные точки зрения. Это поможет вам собрать достаточно информации для принятия обоснованного решения. Имейте в виду, что это не индивидуальная задача, и ее должна выполнять команда.

Определите проблему

Обсудите проблему с командой и четко её сформулируйте. Это поможет вам определить масштаб проблемы, которую вы собираетесь исследовать. Это важно, потому что исследование широкой проблемы может занять много времени. Постарайтесь максимально сосредоточиться, чтобы в итоге найти эффективное решение.

Спрашивайте

Дайте возможность одному человеку облегчить весь процесс. Этот ведущий группы будет задавать вопросы и стараться сохранять концентрацию команды. Ответы должны быть основаны на фактах и реальных данных, а не на эмоциональной точке зрения.

Ведущий должен спрашивать «Почему» столько раз, сколько необходимо, пока команда не сможет определить основную причину исходной проблемы.

Совет 1. Не задавайте слишком много вопросов «Почему». Если вы продолжите работу, то можете получить массу необоснованных предложений и жалоб, а это не ваша цель. Сосредоточьтесь на поиске первопричины.

Совет 2. Иногда может быть более одной основной причины. В этих случаях метод «5 почему» будет больше похож на матрицу с разными ветвями. Это может даже помочь вам обнаружить и устранить организационные проблемы, которые оказывают постоянное негативное влияние на общую производительность.

Матрица метода «5 почему»

Действуйте

После того, как команда обнаружит основную причину(ы), пора предпринять корректирующие действия. Все участники должны участвовать в обсуждении, чтобы найти и применить лучшее решение, которое защитит ваш процесс от повторяющихся проблем. Когда решение принято, один из членов команды должен нести ответственность за выполнение правильных действий и наблюдение за всем процессом.

По прошествии определенного времени команде необходимо снова встретиться и проверить, действительно ли их действительно ли их усилия дали положительный эффект. Если нет, процесс следует повторить. В конце концов, дело должно быть задокументировано и разослано по организации. Обмен этой информацией даст глубокое представление о различных видах проблем, с которыми может столкнуться команда, и о том, как эти проблемы могут быть устранены.

В заключении

Метод «5 почему» помогает вашей команде сосредоточиться на поиске первопричины любой проблемы. Это побуждает каждого члена команды делиться идеями по постоянному совершенствованию, а не обвинять других. Кроме того, это придает вашей команде уверенность в том, что она может устранить любую проблему и предотвратить повторяющиеся сбои в процессе.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

#Менеджмент
Поделитесь материалом с друзьями:

Написать комментарий:

Комментарий отправлен
Показать еще
Подпишитесь на рассылку:

    Спасибо!

    Теперь редакторы в курсе.