Как провести стратегическую сессию в компании

Совещание высшего руководства и ключевых сотрудников компании, на котором принимаются важнейшие решения, называется стратегической сессией. Стратегические сессии помогают определить вектор развития бизнеса в долгосрочной и среднесрочной перспективе, являются эффективным способом выработки взвешенных, а иногда и оригинальных решений.

Этот инструмент планирования развития бизнеса на 3-5 лет вперед привнесли в российский бизнес западные инвесторы и партнеры. Сегодня стратсессии в крупных компаниях являются необходимым, даже рутинным элементом деятельности. Владельцы средних и малых российских предприятий в последние годы также начали использовать этот инструмент при планировании стратегии развития бизнеса. Многие из них лично руководят производством, причем занимаются этим в ежедневном режиме. Текучка и необходимость оперативно решать возникающие проблемы лишает их возможности улавливать современные тренды, отслеживать изменение общих тенденций, гибко реагировать на внешние и внутренние вызовы. Кроме того, поиск направления развития для небольших и средних предприятий затруднен активностью и «давлением» лидеров рынка, ограниченностью внутренних ресурсов и высокой конкуренцией между нишевыми игроками). А на стратсессии можно, к примеру, обсудить успешный опыт других компаний своего сегмента и обсудить возможность его использования.

Небольшая компания не имеет доступа к внешним (дорогостоящим) ресурсам типа консультантов и экспертов, поэтому приоритетными становится опора на собственный менеджмент и использование внутренних ресурсов. А это значит, что команда должна точно знать, в каком направлении планируется дальнейшее развитие.

В условиях повышенной турбулентности необходимо принимать качественные решения, взвешивать все «за» и «против», понимать возможные последствия. Здесь важно опираясь не только на собственные ощущения, но и на опыт ведущих специалистов предприятия.

Основные виды стратегических сессий

Стратегические сессии проводятся не только тогда, когда требуется разработка стратегического плана компании на 3-5 лет вперед. Хотя именно этот вид стратсессии является основным и обязательным мероприятием. Его участники анализируют текущее состояние бизнеса, рассматривают возможные новые ниши и рынки, определяют цели для достижения эффективных результатов. Если есть предпосылки развития кризисной ситуации в отрасли или регионе, то на сессии может быть принята стратегия реакции на ситуацию, сформировано единое мнение о том, как преодолеть возможный кризис с наименьшими потерями.

Запуск нового производства (проекта) или значимого направления бизнеса также требует детальной проработки стратегии, и зачастую этому посвящается отдельная стратсессия. Здесь также важно привлечение как внешнего (эксперты, аналитики), так и внутреннего (сотрудники компании) ресурса с его опытом и знанием бизнес-процессов данной конкретной организации.

Планирующиеся изменения в компании (вплоть до реорганизации), которые затронут значительное количество сотрудников, пройдут гораздо спокойнее и будут поддержаны коллективом, если выработке стратегии этих изменений будет посвящена отдельная стратегическая сессия. Принятые на ней решения помогут снять проблемы низкого уровня взаимопонимания в коллективе и преодолеть возможное или существующее сопротивление изменениям. На таких сессиях обсуждаются системы мотивации и мероприятия, направленные на повышения лояльности сотрудников.

Тематическая стратегическая сессия может быть посвящена разработке эффективного решения конкретной задачи или проблемы. Например, человеческим ресурсам (HR-стратегия), продажам, маркетингу, совершенствованию бизнес-процессов, клиентского сервиса и так далее. Иногда участники сессии такого типа приходят к выводу, что для решения задачи требуется формирование отдельной проектной команды.

Тестирование и проработка бизнес-модели. Это важная часть работы, результатом которой является построение новой или модификация существующей бизнес-модели. На основе проведенного анализа (внутреннего или внешнего) разрабатываются шаги по увеличению прибыльности бизнеса или отдельного проекта.

Креативная сессия посвящена разработке новых продуктов или услуг, новых подходов к решению стоящих перед компанией задач. Технологии креативного мышления, и групповой работы используются на таких сессиях для того, чтобы участники могли выйти за рамки привычных траекторий мысли, оценить процессы и продукты с иной точки зрения.

Форсайт сессия (своего рода «мозговой штурм») позволяет участникам смоделировать образ будущего компании, выявить и обсудить существующие тренды, грядущие изменения рынка и отрасли, а также вызовы со стороны появления и развития новых технологий. Такая работа позволяет еще дальше, чем на традиционные 3-5 лет, заглянуть в будущее, наметить перспективы.

Цели и задачи стратегической сессии

Крупные международные корпорации живут по собственному расписанию. График мероприятий, к проведению которых привлекаются такие же крупные аналитики и эксперты, расписан как минимум на год вперед. Но большая часть компаний среднего и даже крупного бизнеса может запланировать проведение стратегической сессии по мере необходимости.

Основные признаки того, что пора провести сессию:

• Произошли изменения внешней среды, фиксируется турбулентность рынка. Необходим поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации (случившейся или ожидаемой).
• Обновилась команда, особенно в управленческом эшелоне.
• Планируется запуск нового направления или продукта.
• Необходимо синхронизировать общее видение дальнейшего развития, чтобы, выполняя свои конкретные задачи, каждое подразделение стремилось к достижению общих целей. 
• Назрела необходимость оптимизации бизнеса. Возможно, в компании существуют дублирующие друг друга (прямо и косвенно) проекты, и пришло время сформировать программу более эффективного взаимодействия между ними.

В результате такой коллективной работы для управления изменениями часто формируются рабочие группы. Они оперативно контролируют ход работ и оказывают необходимую помощь.

Если же созданиеподобных групп нецелесообразно, то на стратсессии составляется план работы для всей управленческой команды на ближайшие месяцы.

Составление плана стратегической сессии

Как и в любом другом деле, успех (результативность) стратегической сессии во многом зависит от качественной подготовки мероприятия. Чем больше времени и сил вы потратите на подготовку, тем лучше получите результат.

В первую очередь следует обратить внимание на ключевые моменты, без обсуждения которых невозможно получить результат в виде конкретных решений, планов и стратегий:

• Анализ текущей ситуации на предприятии.
• Четкая постановка целей (с учётом миссии компании и оценки перспектив).
• Определение необходимых ресурсов для достижения целей.
• Обозначение существующих разрывов между текущими ресурсами и необходимыми.
• Разработка стратегии поиска ресурсов или использования существующих.
• Выбор наиболее эффективного пути достижения поставленных целей.
• Определение подходов к разработке «дорожной карты» в части сроков достижения ключевых показателей и выбора стратегии взаимодействия с партнерами.

Поскольку инициатором таких собраний чаще всего является собственник (или первое лицо) компании, то и состав участников определяет он. Однако важно, чтобы присутствовали все ключевые руководители компании, которые должны получить информацию в полном объеме и в нужном контексте. Более того, в зависимости от конкретной ситуации может потребоваться присутствие акционеров или менеджеров среднего звена.

Успех стратсессии во многом зависит от так называемых «организационных вопросов»: где и когда собираться, какое оборудование понадобится, как рассадить участников, чем накормить и тому подобное. Есть несколько простых советов на этот счет:

• Дата. Нерабочий день (чтобы участники не отвлекались на ежедневные оперативные задачи). 
• Место. Точно не офис (по той же причине).
• Помещение должно быть просторным, светлым и оснащенным (проектор, флипчарт, маркеры). Замечательно, если во время перерывов будет возможность выйти на свежий воздух (например, на просторный балкон). 
• Питание должно быть разнообразным – учитывайте, что сегодня в почете веганство или безглютеновая диета. Отдельное внимание стоит уделить количеству и качеству питьевой воды.
• Следует позаботиться об отдельном помещении для спикеров (если они приглашены извне) и персонала (хостес на регистрации, системные администраторы).

Сейчас многие компании готовы проводить стратегические сессии онлайн. Это требует дополнительной подготовки и инструментария. Онлайн-формат хорош для малых и средних бизнесов, потому что он дешевле, однако следует отдельно позаботиться о качестве связи.

Подведение итогов сессии

Правильное подведение итогов стратсессии – один из самых сложных этапов работы. Зачастую под «подведением итогов» понимают завершающее выступление высокого руководителя или собственника. Но это неверно, потому что с завершением самой сессии работа в компании только начинается.

Важно зафиксировать, какие именно решения были приняты и добиться их выполнения. Способов фиксации несколько. Самые простые – это протокол или Гугл-документ с открытым для участников группы доступом, а также итоговая (обобщающая) презентация.

Затем необходимо подготовить развернутое резюме, содержащее основные выводы и перечень поставленных целей, и направить его во все подразделения компании, где, при необходимости (в первую очередь это зависит от тематики) можно организовать обсуждение основных тезисов.

Но обычно таких простых действий бывает недостаточно, ведь принятые решения должны быть реализованы. Именно поэтому некоторые компании прибегают к созданию рабочих групп. В любом случае, с группами или без них, должны быть разработаны и реализованы мероприятия по выполнению решений.

— Должны быть разработаны «дорожные карты» и определен круг департаментов, вовлеченных в их реализацию.

— Каждое подразделение должно четко понимать свою роль, иметь план действий и контролировать ход его выполнения.

• С определенной периодичностью следует проводить общие совещания для промежуточной фиксации итогов самых важных, определяющих этапов работы.
• Высшее руководство компании также должно контролировать ход реализации и результаты выбранной стратегии, проводя мониторинг продаж или других объективных показателей.
• В публичной компании принято обеспечивать внешний пиар важных решений, демонстрирующих перспективы бизнеса, а иногда и влияющих на жизнь в «территориях присутствия» предприятия. Также может потребоваться разъяснительная работа внутри коллектива. Поэтому важно, чтобы PR и HR подразделения были подключены к работе.
• Инструмент, к которому по разным причинам решаются прибегать не все компании – сбор «обратной связи» от участников стратсессии в виде короткого опросника/резюме. Но ведь мнение о полезности прошедшего мероприятия и набор вопросов, которые, возможно, не были проработаны, помогут провести следующую стратсессию еще более эффективно.

Стратегическая сессия, особенно тщательно подготовленная, профессионально проведенная и правильно завершенная, остается проверенным и надежным инструмент развития компании с большим горизонтом планирования.