Как оптимизировать бизнес-процессы в организации

Для начала разберемся, что такое бизнес-процессы и их оптимизация. Вот что говорит «Википедия»:

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Оптимизация — процесс максимизации выгодных характеристик, соотношений (например, оптимизация производственных процессов и производства), и минимизации расходов.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Вопрос об оптимизации, как правило, возникает в двух случаях:

Первый — когда собственники компании считают, что эффективность бизнеса снизилась. А именно, когда бизнес стал приносить меньше прибыли, чем раньше (или чем планировалось).

Второй — когда компания находится в стадии активного роста, и управление с помощью прежних методов становится затруднительным, а иногда и невозможным.

В каждом из этих случаев подход к оптимизации бизнес-процессов будет иметь разные цели, но общий порядок действий.

Случай номер один – прибыль недостаточна

Первое, что пытается сделать большинство организаций, — это сократить расходы. Чаще всего это выражается в сокращении штата и поиске более «дешевых» сотрудников и подрядчиков, и – следующим этапом – «экономия на зубочистках», а именно сокращение или ликвидация мелких сопутствующих услуг или продуктов. Это может быть использование более дешевой упаковки, фурнитуры, или (мы встречали и такое!) буквальное прекращение использования зубочисток и жевательных резинок в ресторане.

Почему же простое сокращение расходов не дает ожидаемого эффекта? Все просто: дело в том, что, сокращая расходы, мы выбрали только одну из трех составляющих процесса оптимизации. А где же максимизация выгоды? И где работа над соотношениями?

Случай номер два – управление затруднено

В такой ситуации, компании чаще всего пытаются найти супергероя. В качестве супергероя может выступать «опытный и талантливый управленец», директор по персоналу или начальник производства. Проблема здесь кроется в том, что найденному супергерою ставят какие угодно задачи, кроме той, выполнения которой от него реально ждут, — «навести, наконец, порядок».

С чего начать?

Итак, первое, что следует сделать, приступая к оптимизации бизнес-процессов, — это, независимо от размеров вашего бизнеса, честно ответить себе на вопрос, что заставило вас задуматься об оптимизации, и что вы хотите получить в итоге.

Как оптимизировать?

Чтобы получить нужный результат, вам потребуется совершить ряд шагов. Здесь мы рассмотрим лишь общий их порядок, поскольку каждый из этих шагов достоин отдельной статьи.

1. Шаг первый – описание существующих процессов AS IS, то есть, как есть. Здесь важно сделать это максимально подробно и фактически точно, как если бы вы были дотошным репортером, засланным в компанию конкурентами.В результате у вас должна быть детальная картина того, какие «шестеренки» существуют в вашем бизнесе, и как они взаимодействуют друг с другом: как принимаются решения, из каких этапов состоит набор персонала, приемка товара, отгрузка, списание и т.д. и т.п. – все, все, все!
2. Шаг второй – проанализировать описанные процессы с точки зрения потерь эффективности. На каком этапе и почему уходят клиенты? В какой момент вы упускаете выгодные предложения? Учитывать следует не только прямые потери денег, но и потери времени, информации, контроля.
3. Шаг третий – решить, что именно можно предпринять, чтобы ликвидировать или уменьшить эти потери. Какие этапы каждого процесса можно сократить или упразднить? Где ваш персонал теряет время впустую?
4. Шаг четвертый – решить, где и за счет чего можно создать дополнительную прибыль. За что еще ваши клиенты готовы были бы заплатить?
5. Шаг пятый – описать бизнес-процессы TO BE – как это должно быть теперь, после оптимизации.

Однако, после того, как вы все проанализировали, продумали, приняли соответствующие решения и описали, работа еще не закончена.

Дело в том, что бизнес-процессы не работают сами по себе. Исполняет их ваши сотрудники. Поэтому не менее важным этапом является внедрение новых бизнес-процессов. И том, как это сделать грамотно, читайте в одной из следующих статей.